سازمان ها برای مدیریت انجام پروژه ها و کارهای خود، نیاز به برنامه ریزی های کوتاه مدت و بلند مدت دارند. برای این کار؛ دست به تهیه دفتر، یادداشت یا نوت برای مدیریت کارهای خود می زنند. در این دفترها، نوت ها و نکاتی را ثبت و ضبط می کنند که باید در هر ساعت، روز و هفته مورد نظر انجام دهند.
انجام یک کار تعریف شده در هر واحد سازمانی شامل فازها و مراحل متفاوتی است. در هر کدام از این مراحل، باید کاری که انجام شود، زمانی که کار باید شروع و به پایان برسد مشخص شود. این موارد به صورت مفصل در قالب نوت هایی ثبت و ضبط می شود.
وقتی که زمان انجام و شروع هر پروژه فرا می رسد، ریمایندر و یادآورهایی به افراد ارسال می شود. این در صورتی است که سازمان برای مدیریت کارهای خود، توضیحات و نوت هایش را به جای دفتر فیزیکی، در یک نرم افزار و یا سامانه ثبت و ضبط کرده باشد.
بنابراین به نظر می رسد استفاده از نرم افزار یا سامانه هایی که بتوانند کارکنان، این یادداشت ها و نوت ها را توسط آنها ایجاد و مدیریت کنند، بهتر از ثبت در یک دفتر خاص است.
پیش از این کارکنان بخش های مختلف از دفترچه یادداشت برای ثبت نوت های خود استفاده می کردند. این دفترچه می توانست به شکل تقویم نیز باشد. به این ترتیب در روزهای مشخص شده که باید کاری یا پروژه ای انجام می شد، آن پروژه در در دفتر مربوطه ثبت و ضبط می شد. اما در این حالت، امکان استفاده از هشدار یا یادآور وجود ندارد، مگر آنکه فرد به دفترچه مراجعه کند.
با این توضیح، به نظر می رسد برای ایجاد و مدیریت یادداشت ها و نوت های مورد نیاز در حین انجام پروژه بهتر است به جای دفترچه، از نرم افزار ایجاد و مدیریت یادداشت ها استفاده شود.
این نرم افزارها به نوعی همان کار دفترچه یادداشت را انجام می دهند، با این تفاوت که امکانات دیگری دارند که می تواند ایجاد و مدیریت یادداشت ها و به تبع آن برنامه ریزی و اجرای پروژه ها و کارها را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهد.
بهترین نرم افزار ایجاد و مدیریت یادداشت ها از این دست نرم افزارهاست. این نرم افزار در کنار بهترین نرم افزار تقویم کاری، می تواند مدیریت زمان و رسیدگی به جزییات هر پروژه و کار تعریف شده در سازمان را تضمین نماید.
درباره این سایت